Drt & partners general terms and conditions

1. EN GENERAL
Les présentes conditions régissent la(les) relation(s), actuelle(s) et future(s), entre la SRL ACCOUNTANTSKANTOOR DRT & PARTNERS, sise à 3200 AARSCHOT, Grote Markt 28, TVA n° 0446.415.081, dénommée ci-après l’Expert-Comptable, et le Client; elles font partie intégrale du contrat entre les parties, y compris les avis, le travail, l’assistance et un éventuel appel à des tiers.
Le Client reconnaît qu’il a pris connaissance des présentes Conditions Générales, au plus tard à l’occasion du début de la(les) relation(s) entre l’Expert-Comptable et le Client, et qu’il les a comprises et acceptées.
L’acceptation de nos estimations de frais, des lettres d’ordre et des états d’honoraires/factures comprend en plus l’approbation des présentes conditions générales, qui annulent et remplacent toutes les autres éventuelles conditions (d’achat) du Client, sauf disposition contraire dans la lettre d’ordre. Les obligations de quelle nature que ce soit, convenues par les préposés de l’Expert-Comptable, ne sont valables qu’après la confirmation de son gérant d’affaires/administrateur (délégué) ou son mandaté/préposé mandaté expressément à cette fin.

2. L’ETHIQUE PROFESSIONNELLE
L’Expert-Comptable exerce sa profession d’expert-comptable/conseiller fiscal d’une manière indépendante et conformément aux normes professionnelles, qui sont établies par l’institut de la profession, à savoir l’IEC (Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux).

3. LES TARIFS
Tous les prix, mentionnés dans les estimations de frais ou dans les lettres d’ordre, sont calculés sur pied de ceux, qui sont d’application au moment, où l’estimation de frais est rédigée ou au moment où la lettre d’ordre se réalise. Si celles-ci subissent une quelconque modification, cette majoration sera à la charge du donneur d’ordre.
Les frais de déplacement, lesquels seraient apparemment nécessaires à l’occasion de la livraison des services, sont facturés au Client par l’Expert-Comptable aux tarifs habituels. Les frais de dépôt des comptes annuels, de dépôt et/ou publications, d’enregistrement ou d’adaptation dans le guichet de l’entreprise, et autres, sont à charge du Client.

4. LES ABONNEMENTS
En cas d’une formule d’abonnement, les provisions seront facturées annuellement, conformément à ce qui a été convenu entre les parties.
Cette formule lie les parties en ce sens que les parties liquident au moins le montant, étant d’application au cours de l’année civile, comme un minimum. Cependant, l’Expert-Comptable se réserve le droit de rédiger au cours de l’année civile en cours la formule d’abonnement et de suggérer une adaptation en fonction des frais, des circonstances et des adaptations de l’indice modifiés essentiellement.
A défaut d’une réaction au plus tard dans les huit jours de l’envoi d’une facturation adaptée (y compris le décompte de l’année précédente), la proposition est censée être acceptée. Les parties conviennent expressément au début de l’abonnement de ce qui est compris ou pas compris dans la formule d’abonnement.
Sauf accord contraire, les prestations ci-après ne sont pas comprises dans l’abonnement : les déclarations ad hoc, les travaux d’administration et d’enquête, les entretiens ad hoc, les activités relatives aux contrôles par les services publics, les avis et les études spécialisés, les comptes rendus, la rédaction et l’adaptation des publications et des contrats, les clôtures de période ad hoc, le planning fiscal et financier, le planning financier personnel, toutes les activités par rapport à des missions légales et particulières, les expertises. Les prestations, qui ne sont pas comprises dans le forfait, seront facturées au tarif horaire ordinaire (voir les salaires à l’heure des professions économiques).
Si la formule d’abonnement précitée est appliquée, le Client accepte qu’il est encore redevable, en cas de préavis par le Client, des provisions à facturer au cours de l’année civile en cours, de sorte que l’Expert-Comptable puisse facturer en une seule fois tout ce qui demeure dû. Le cas échéant, l’Expert-Comptable peut reprendre les suppléments déjà effectués, mais qui doivent encore être facturés, dans le compte final.

5. LES CONDITIONS DE PAIEMENT
Tous les paiements doivent être effectués au siège social de l’Expert-Comptable, nette sans escompte, comptant lors du contrat, sauf convention contraire confirmée dans l’estimation des frais, la lettre d’ordre ou l’état d’honoraires/factures.
L’acceptation des délais de paiement n’entraîne aucun renouvellement de dette et ne porte nullement atteinte à l’exigibilité de la dette, ni aux intérêts ou aux indemnités mentionnés ci-dessous. Les parties sont d’accord que la date de la réception des factures concerne la date de la facture, majorée de trois jours ouvrables.
Protêt – à formuler par écrit et par lettre recommandée et à remettre dans les huit jours de la date d’envoi de l’état d’honoraires/des factures – ne peut en aucun cas suspendre le paiement. Par conséquent, le Client renonce expressément à son droit de suspension/le soi-disant ENAC.
Le paiement tardif, incomplet ou le non-paiement d’une seule facture échue, ainsi que le non-respect, par le Client, de ses obligations essentielles du co-contractant, rendent toutes les factures non échues exigibles.
A défaut de paiement à l’échéance, des intérêts de retard conventionnels au taux d’intérêt, comme exposé aux dispositions de l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. A défaut de paiement à l’échéance, le solde demeurant dû sera majoré, d’office et sans aucune sommation préalable, de 10% à titre d’indemnité forfaitaire, avec un minimum de 500,00 €, et à majorer des frais occasionnés relatifs au recouvrement de la dette, y compris les honoraires des avocats, conformément aux dispositions de l’article 6 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. Si l’Expert-Comptable se voit dans l’obligation de mettre en demeure le Client ou bien de le sommer, un forfait de 12,50 € par lettre sera mis en compte. Ce forfait récompense les frais administratifs occasionnés. Ce coût sera repris dans la sommation et ensuite dans la facturation.

6. LE TRAVAIL INTELLECTUEL
Tous les documents remis par l’Expert-Comptable concernant les enquêtes, les analyses, etc, restent sa propriété et lui doivent être remis à première demande. Sans accord par écrit préalable de l’Expert-Comptable, ceux-ci ne peuvent être communiqués à des tiers, ni être effectués par des tiers. Leur propriété intellectuelle appartient exclusivement à l’Expert-Comptable.

7. LA MISSION
La mission du Client comprend – sauf accord contraire, exprès et écrit – la comptabilité conformément aux dispositions et prescriptions légales et déontologiques et conformément aux règles de la profession (notamment la loi du 17/07/1975 et la loi du 07/05/1999), suivant le modèle standardisé et conformément aux règles de la profession. L’assistance et l’avis ne concernent que les aspects comptabilité et gestion économique. Pour d’autres missions, autres règles et autres responsabilités seront d’application, dont les parties devront convenir à ce moment.

8. LA PROCURATION
Le Client est informé expressément qu’en cas d’arrêt de la collaboration avec l’Expert-Comptable, les procurations accordées auparavant en vue de l’exécution des prestations comptables, fiscales, e.a. vis-à-vis des tiers (notamment les autorités) seront également arrêtés à l’instant. A partir de ce moment, l’Expert-Comptable n’est plus autorisé et ne sera plus en mesure d’intervenir auprès des tiers, et ce malgré des éventuels délais d’échéance. Par la présente, le Client est informé formellement qu’il est supposé de faire le nécessaire et, dès lors, à partir de ce moment, le Client est responsable pour le traitement des procédures en cours et pour les diverses déclarations. Les mandatés agissent toujours sur ordre des mandataires et ils ne peuvent être rendus responsables, aussi bien au niveau civil que pénal pour la fraude fiscale, le détournement ou l’évasion : la négligence ne peut être invoquée. Le mandataire garantira le mandaté pour d’éventuelles prétentions.

9. LE MANDAT
L’Expert-Comptable agit comme personne intermédiaire pour le Client et les autorités fiscales sur pied du mandat.

10. LA RESPONSABILITE
A l’exception des missions envisagées à l’article 17, quatrième membre, de la loi créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée en date du 30 avril 2007, l’entière responsabilité (contractuelle, extracontractuelle ou autre) relative à l’exécution de la mission est limitée au montant ou aux montants, auquel ou auxquels donne lieu l’assurance responsabilité professionnelle conclue par le praticien professionnel, y compris le propre risque, que supporte éventuellement le praticien professionnel, conformément à cette assurance.
Si, pour quelle raison que ce soit, l’assureur responsabilité ne procède pas au paiement, l’entière responsabilité est limitée à une seule fois le montant facturé à titre d’honoraires pour l’exécution de la mission. S’il s’agit d’une mission récurrente, ce coefficient est appliqué au montant des honoraires, qui ont été facturés au Client pendant les douze mois qui précèdent au fait, ayant causé le préjudice, ou bien à compter du début de l’exécution de la mission, si cette période est plus courte qu’un an.
Ces limitations sont également d’application à toutes les conventions du chef de l’exercice de la mission, qui seraient dirigées contre tous personnes, associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance en question.
Elles ne sont pas d’application, lorsque la responsabilité est la conséquence d’une faute commise dans une intention frauduleuse ou avec l’intention de nuire. Par conséquent, cette limitation est expressément d’application à toute responsabilité résultant de toute autre faute, pour laquelle le praticien professionnel, ses associés, les administrateurs et/ou les collaborateurs indépendants seraient responsables.
S’il s’avère que deux ou plusieurs sinistres résultent d’une seule et même faute, ils sont considérés comme un seul cas de responsabilité et, dès lors, la responsabilité est limitée au montant le plus élevé des montants, qui sont d’application aux missions ou contrats en question.
Sauf disposition légale contraignante contraire, le préjudice résultant (a) d’une perte de bénéfices, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’une économie ou d’un avantage attendus, (b) de la perte ou de la dégradation de données ou (c) de la perte ou d’un préjudice indirects, ne donne pas lieu à des dommages-intérêts.

11. LA SUSPENSION/LA FIN DE LA COLLABORATION
En cas de non-respect ou d’une exécution non correcte ou tardive, par le Client, de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou d’une(des) provision(s), l’Expert-Comptable a le droit de suspendre ou de remettre l’exécution de ses obligations, jusqu’à ce que le Client ait satisfait à ses obligations. L’Expert-Comptable met au courant le Client par écrit (un e-mail ne suffit pas). Si, après le début de la suspension ou de la remise de l’exécution de ses obligations, des actes juridiques sont urgents et nécessaires pour garantir les droits du client et pour lesquels le Client l’avait mandaté, l’Expert-Comptable y attire son attention. Tous les frais et charges, provenant de la suspension ou de la remise, doivent être supportés par le Client. En toutes circonstances, l’Expert-Comptable a droit au paiement de ses honoraires et frais relatifs à ses activités effectuées. Les parties sont d’accord que l’Expert-Comptable a le droit, sans intervention préalable du juge et – après une mise en demeure avec un délai de solution demeurée vain – de résilier unilatéralement le contrat. En cas de résiliation à charge du Client, ce dernier sera redevable des autres provisions de l’année civile.
D’éventuelles activités ou interventions, que l’Expert-Comptable effectuerait entre-temps par complaisance, et ce uniquement dans l’intérêt du Client, ne peuvent jamais être considérées ou invoquées comme un abandon au présent article.

12. LA CESSION/LE GAGE POUR LES CREANCES
Pour garantir le paiement des montants en principal, intérêts et frais, dus par le Client à l’Expert-Comptable, le Client donne au profit de l’Expert-Comptable en gage :
- Toutes ses actuelles et futures créances vis-à-vis des tiers, de quelque chef que ce soit. Il est référé notamment aux créances du Client résultant des contrats commerciaux, des créances du Client du chef de prestations et de services, des créances du Client du chef de pensions, des créances résultant d’une activité professionnelle et commerciale du Client, des créances du Client envers les établissements bancaires ou financiers, des créances du Client en ce qui concerne sa responsabilité contractuelle et extracontractuelle, des créances du Client du chef des assurances, des créances du Client à l’égard des autorités et autres personnes juridiques de droit public, des créances du Client par rapport à la sécurité sociale. Cette énumération est exemplative et non limitative.
Le gage sur les créances du Client rend ce dernier non compétent pour récupérer ses propres créances. Par conséquent, le Client ne peut plus récupérer ses créances, qu’il avait données à l’Expert-Comptable à titre de gage.
L’Expert-Comptable a le droit d’informer le débiteur de son Client concernant la créance donnée en gage et de faire tout pour rendre ce gage contradictoire vis-à-vis des tiers, et ce aux frais du Client qui a donné la(les) créance(s) en gage.
Le Client s’engage à fournir toute information concernant l’identité du débiteur de créance donnée en gage, à première demande de l’Expert-Comptable, de sorte que ce dernier puisse procéder au recouvrement de la(les) créance(s) donnée(s) en gage.
L’Expert-Comptable pourra, du chef de la(les) créance(s) donnée(s) en gage, récupérer directement les sommes dues au détriment du débiteur de la créance(s) donnée(s) en gage, sans une mise en demeure préalable du Client.

13. LA COMPETENCE – LE DROIT APPLICABLE
En cas de litige relatif à l’interprétation et/ou l’exécution du contrat avec le Client, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Leuven, plus particulièrement le Juge de Paix du canton d’Aarschot, seront compétents pour statuer sur base de la législation belge et des coutumes commerciales; en plus, l’Expert-Comptable se réserve le droit de citer le Client devant les tribunaux, qui sont territorialement compétents en vertu du domicile ou du siège social du Client.
L’Expert-Comptable a le droit de postuler la restitution de tous les frais, occasionnés dans le chef de l’Expert-Comptable, afin de récupérer la facture demeurée impayée, comme par exemple les frais d’avocat, les frais administratifs, les frais des envois connus, …
Cette énumération des frais de recouvrement est exemplative et pas exhaustive.
Les parties sont d’accord pour retenir toujours dans ce cas, y compris le traitement sur opposition, le tarif de base des montants actualisés de l’indemnité de procédure légale.
En cas de désaccord concernant un aspect technique, les parties acceptent, à peine de la non-recevabilité, la désignation d’un expert indépendant à titre de mini-expertise, lequel rédigera un rapport concernant le litige, le préjudice et/ou la responsabilité.
Le rapport de l’expert liera les parties, en ce sens que chaque partie se réserve le droit de saisir par après le tribunal. Les parties sont d’accord qu’à l’audience d’introduction un jugement provisoire sera prononcé conformément à l’expertise amiable, de sorte que la partie, qui entend déroger de l’expertise amiable, est responsable pour la provision de l’expert judiciaire.

14. LA NULLITE
Si une seule disposition sera considérée, pour une raison ou une autre, comme non valable ou nulle, les autres dispositions restent d’application et la disposition non valable est remplacée par une disposition légale, qui est la plus appropriée.

15. LE GDPR
L’Expert-Comptable applique des normes et critères de haut niveau et il espère parvenir à un service optimal, réglementaire et de bonne qualité envers son Client.
De même en ce qui concerne la législation en matière du GDPR, au sujet duquel l’Expert-Comptable entre en discussion d’une manière proactive et fondamentale avec le Client en vue d’une prise de conscience et une répartition des tâches.
Le Client s’engage d’une manière spontanée et formelle durant toute la durée de la mission à communiquer, le cas échéant à première demande de l’Expert-Comptable, toute information utile et nécessaire au responsable du traitement, à savoir l’Expert-Comptable.
Le Client donne son accord exprès – et irrévocable pendant toute la durée – à l’Expert-Comptable pour traiter cette information, et le cas échéant les données personnelles et les catégories particulières des données personnelles, qui y seraient comprises, à une ou plusieurs fins, comme décrit dans l’objet du service et la mission de l’Expert-Comptable décrite ci-après: l’exécution d’activités comptables et fiscales au profit du Client.
A part cela, l’Expert-Comptable conserve le droit de traiter cette information, en vue des intérêts justifiés ou ceux des tiers, en vue de l’exécution du contrat avec le Client ou, à la demande du Client – avant de conclure un contrat – prendre les mesures, satisfaire aux obligations légales, l’exécution du droit fondamental à la liberté d’expression ou à l’information et/ou l’intention, l’exécution ou le développement d’une action en droit.
Le Client a le droit d’adresser à l’Expert-Comptable une demande de vérification, de rectification, d’annulation, de cession des données relatives à sa personne ou une demande de retrait de son accord ou de son opposition au traitement de ses données personnelles.
Si le Client traite également des données personnelles, ce dernier est en général lui-même exclusivement responsable pour la légalité du traitement des données personnelles exécuté par lui dans le cadre du contrat avec l’Expert-Comptable.
Le Client déclare et garantit notamment que, lorsqu’il transmet à l’Expert-Comptable ses données personnelles en vue de leur traitement :
− ce dernier a informé suffisamment le Client concernant ses droits et obligations, et plus particulièrement en ce qui concerne la possibilité pour l’Expert-Comptable (ou la catégorie à laquelle il appartient) de traiter les données personnelles au profit du Client et conformément aux instructions du Client;
− le Client, en rassemblant et en remettant de pareilles données personnelles, a respecté la législation applicable en matière de la protection des données.
Le Client prendra toutes les mesures raisonnables pour maintenir les données personnelles ‘up to date’, afin de garantir que ces données ne soient pas non complètes ou fautives par rapport aux fins pour lesquelles elles sont rassemblées.
En cas d’un traitement des données personnelles par le Client, la responsabilité totale maximale de l’Expert-Comptable est en tout cas limitée pour le préjudice direct à la valeur annuelle du contrat avec le Client.

16. L’ADMINISTRATION
Les parties conviennent ‘ab initio’ quelles sont les coordonnées qui sont d’application pour leur communication réciproque et elles acceptent qu’elles sont elles-mêmes tenues d’avertir l’autre partie, si ces coordonnées changent. Sauf les formalités convenues expressément ci-dessus, les parties sont d’accord qu’un envoi par e-mail est parfaitement valable.