UBO-register: aandeelhouders niet langer anoniem!!

Belgische vennootschappen moeten tegen 31 maart 2019  informatie over hun aandeelhouders of hun uiteindelijke begunstigden ingeven in een database die door de overheid wordt gerund. Ook de burgerlijke maatschap ontsnapt daar niet aan.
Oorspronkelijk in het leven geroepen als maatregel tegen witwassen en de financiering van terrorisme, blijkt dit register haast ‘bij toeval’ ook effectief voor het opsporen van fiscale fraude. De aandachtige lezer weet natuurlijk dat door het UBO-register in grote mate een einde zal komen aan de anonimiteit die bepaalde vehikels en structuren konden bieden. Het doel is het aanleggen van een register dat de “werkelijke eigenaar” achter een vennootschap of andere juridische entiteit vermeldt.
Hoewel dit alles in beginsel kadert binnen de bestrijding van witwas en terrorismefinanciering, blijkt nu al de deur minstens op een kier te staan voor bijvoorbeeld de fiscus om ook voor andere doeleinden gebruik te kunnen maken van de beschikbare informatie.

Welke entiteiten moeten een register aanleggen?
Niet alleen vennootschappen met rechtspersoonlijkheid (NV, BVBA, CVBA, ...) worden geviseerd, maar ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals bijvoorbeeld de burgerlijke maatschap.

Wie moet als UBO geregistreerd worden?
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen:
  1. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder;
    Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang.
  2. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. Aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht).
  3. De natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de bedoelde personen is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn (bv. De genomen stappen om de eerste twee categorieën te identificeren, resulterend uit uitgevoerd onderzoek).
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:
  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van trusts, fiducieën en andere juridische constructies die daarmee vergelijkbaar zijn:
  1. de oprichter; 
  2. de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
  3. de eventuele protector;
  4. de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is; 
  5. elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

Wie heeft toegang tot het UBO-register?
Hoewel er oorspronkelijk sprake was van een vrij beperkte toegang tot het register, blijkt de uitgangspositie uiteindelijk een heel publiek karakter te hebben. Volgende personen hebben toegang tot het register: 
  • De bevoegde autoriteiten, zoals belastingautoriteiten
  • Onderworpen entiteiten in het kader van het hen opgelegde cliëntenonderzoek (voor entiteiten die onder het preventief luik van de Witwaswet vallen)
  • Elke burger (bij opzoekingen van verenigingen en trusts (categorie 2 en 3) moet een legitiem belang aangetoond worden)
Burgers zullen de opzoeking van de UBO’s van vennootschappen enkel kunnen doen op de vennootschap zelf (via naam of ondernemingsnummer). Het is dus niet mogelijk om de naam van een natuurlijke persoon in te geven en zo na te gaan van welke vennootschap(pen) die UBO is. Daarnaast wordt ook de toegang beperkt. De voornaam, het rijksregisternummer, de exacte geboortedatum en het adres van de UBO blijven voor burgers niet raadpleegbaar. Zowel de onderworpen entiteiten als burgers moeten overigens betalen voor een opzoeking in het register.

Wie moet de gegevens in het UBO-register aanleveren?
a) de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap of de entiteit zelf ,of men kan een intern mandaat geven aan een van de leden van zijn juridische entiteit. Dit stelt deze laatste in staat het register in de plaats van de wettelijke vertegenwoordiger in te vullen, in zijn naam en voor zijn rekening;
b) of via een  “extern mandaat”: de wettelijke vertegenwoordiger verleent een mandaat aan een externe derde om de informatie in zijn naam in te vullen (bv accountant, belastingadviseur, natuurlijk persoon of rechtspersoon).
 
Zijn er sancties?
Naast de algemeen geldende vennootschapsrechtelijke geldboete van 400 tot 40.000 euro, voorziet de specifieke wetgeving omtrent het UBO-register ook in boetes. De boetes kunnen variëren tussen 250 en 50.000 en worden, net als de vennootschapsrechtelijke sancties, opgelegd aan de bestuurders zelf.

Hoe kunt u zich voorbereiden ?
Hoewel het koninklijk besluit pas op 31 oktober 2018 in werking zal treden, kunt u die inwerkingtreding al voorbereiden door: 
  • te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie genoemd in het koninklijk besluit via het elektronische platform MyMinFin in naam van uw organisatie kan invullen;
  • te bepalen tot welke categorie uw uiteindelijke begunstigde behoort;
  • te beschikken over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijke begunstigden van uw organisatie en van alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
  • te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat uw informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • te zorgen voor procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.
  • FAQ UBO register : https://financien.belgium.be/sites/default/files/20180926_FAQ_NL_UBO.pdf
 
Indien u wenst dat wij deze formaliteiten voor u vervullen via een extern mandaat gelieve ons dan een mail te sturen aan UBO@drtpartners.com